So wird Ihr Webinar erfolgreich

So wird Ihr Webinar erfolgreich und liefert Leads

Webinare gehören zurglichen Praxis in Marketing und Vertrieb. Sie sind Teil des Content-Marketing und unentbehrlich, denn die Vermittlung von Expertenwissen durch Online-Veranstaltungen schafft Vertrauen.

Bei der Vor- und Nachbereitung gibt es einiges zu organisieren. Doch viele dieser Aufgaben sind gut zu automatisieren. Wichtig sind ein nachhaltig positives Erlebnis und echter Nutzen für den Teilnehmer.

Profitieren Sie hier von Erfahrungen eines experimentierfreudigen Webinar-Veranstalters.

Warum Webinare?

Der Webinarerfolg zeigt unmittelbar, ob Sie mit Ihrem Thema richtig liegen. Sie erkennen, wann Sie „den Punkt getroffen haben“ oder doch noch etwas daneben liegen. Die Fragen der Zuhörer liefern Denkanstöße und weisen auf Verbesserungspotentiale hin.

Gleich nachdem Sie eine Einladung zum Webinar verschickt oder ein Social Media – Posting platziert haben, reagieren die ersten Empfänger. Schon daraus lässt sich schnell abschätzen, wie groß das Interesse in der adressierten Zielgruppe ist.

Es lohnt sich, die Reaktionen aus zu werten, schon um damit den optimalen Zeitpunkt für den Mailversand kennen zu lernen. Montag und Freitag sind meist ungünstig. Welcher Zeitpunkt für Ihre Zielgruppe geeignet ist, zeigt die Auswertung. Gelegentlich lohnt es, eine homogen erscheinende Zielgruppe noch einmal auf zu teilen. So schreiben wir Geschäftsführer / Vorstände gerne am späten Nachmittag oder frühen Abend an. Die Reaktionen sind besser, die Buchungen und Teilnahmen zahlreicher.

So lassen sich z.B. Zielgruppen gut vergleichen. Auch modifizierte Headlines können zu ganz verschiedenen Ergebnissen führen. Gelegentlich reicht es aus, einen einzigen Begriff auszutauschen oder die Headline umzustellen – schon ändert sich die Anzahl der Anmeldungen. Ausprobieren macht schlau.

Einmal ist keinmal

Das erste Webinar wird wahrscheinlich nicht so viel Aufmerksamkeit finden, wie Sie gehofft haben. Hier gilt: „Einmal ist keinmal“. Wenn Ihr Publikum sieht, dass ein Webinar immer wieder angeboten wird, schließt es auf ein wichtiges Thema, Ihre Kompetenz darin und den Erfolg des Webinars. Sobald der Eindruck entsteht: „Da verpasse ich etwas – das ist für mich wichtig“, nimmt der Interessent an Ihrem Online-Event teil.

Durchhalten und umsichtige Experimente lohnen sich allemal. Wenn Sie 5% der umworbenen Kontakte für eine Buchung gewinnen und eine Teilnehmerquote von 40% erreichen, sind Sie schon erfolgreich.

Wer sich anmeldet, aber nicht erscheint wird regelmäßig wieder eingeladen und bekommt in der Begleitmail die Info, wie viele Teilnehmer sich bereits über das Thema informiert haben. Schreiben Sie aber bitte nicht: „Dieses Webinar findet immer am Donnerstag um 14.00 Uhr statt“. Mancher nimmt das zum Anlass, gar nicht zu buchen, „weil man das später immer noch tun kann“.

So gestalten Sie Ihre Einladung

Um Ihre Einladung zu formulieren, sollten Sie die Begriffswelt Ihrer Zielgruppe gut kennen und auch nutzen. Sie sollten wissen, welche Themen die Zielgruppe bewegen und möglichst den Bezug herstellen.

Im Idealfall bieten Sie auf ein brennendes Problem Ihrer Zielgruppe eine interessante Antwort an. Dies sollten Sie in der Einladung deutlich hervorheben.

Daraus ergibt sich ganz von selbst, dass Sie für unterschiedliche Zielgruppen auch unterschiedliche Einladungstexte benötigen. Hierbei sollten Sie nicht an Aufwand sparen.

Alle Erfahrung zeigt, dass Sie in der Einladung auf werbliche Aussagen oder eine breite Selbstdarstellung am besten verzichten. Im Event selbst haben Sie ausreichend Gelegenheit, die Vorteile Ihres Angebotes darzustellen. Nehmen Sie dies nicht in der Einladung vorweg.

Wenn Sie in der Einladung zentrale Punkte ansprechen, die aktuell die Zielgruppe interessieren, kann sich der Webinar-Besucher ein Bild machen, was in Ihrem Online – Event vermittelt wird.

Wann verschicken Sie die Einladung?

Der geeignete Zeitraum zwischen der Einladung zum Webinar und der Durchführung ist eine Woche. Wenn Sie am Dienstag einladen, können Sie problemlos am Freitag das Webinar durchführen. Sie dürfen auf mehr Teilnehmer hoffen, wenn kein Wochenende zwischen Einladung und Event liegt.

Genau so gehen Sie vor, wenn Sie keine eMail versenden, sondern Ihr Webinar über ein Social Media Posting bekannt machen. Vergessen Sie auch nicht, das Event auf Ihrer Homepage bekannt zu machen und zwar gleich inklusive des Anmeldelink.

Montags laden wir alle Personen nochmals ein, die sich zu einem früheren Seminar angemeldet, aber nicht teilgenommen haben.

Anmeldung – leicht gemacht

Nehmen wir an, Sie haben Teilnehmer aufmerksam gemacht, die gleich buchen wollen. Jetzt kommt es darauf an, dass der eigentliche Anmeldevorgang möglichst einfach ist. Ein geradliniger, klarer Ablauf sollte die Anmeldung innerhalb 20 Sek. ermöglichen. Erfragen Sie nur die unbedingt notwendigen Daten, wie Anrede und eMail-Adresse. Verzichten Sie auf jegliche Datenerhebung bei der Anmeldung.

Die erfolgreiche Anmeldung wird per eMail bestätigt und enthält den Link zum Webinar.

Nochmals erinnern – oder lieber nicht?

Wenn Sie Dienstags das Webinar angekündigt haben, bewährt sich eine eMail an alle angemeldeten Personen. Diese eMail versenden Sie Donnerstags. Sie ist nicht als „Erinnerung“ betitelt und stellt doch eine Erinnerung dar. Sie gibt einen Überblick über die Inhalte und stellt den Referenten kurz vor. Unsere Erfahrung damit: Seitdem wir diesen Weg gehen, liegt die durchschnittliche Teilnehmerquote über 50%.

Zwei Stunden vor dem Webinar-Termin versenden Sie nochmals eine ganz knappe Erinnerung (inkl. Link).

Das Webinar-System

Die nächste Hürde kann das Webinar-System darstellen. Optimal scheinen uns Lösungen, die ausschließlich mit dem Browser genutzt werden. Jede Installation einer Software stellt in vielen Betrieben ein Problem dar. Denn ganz häufig hat Ihr Webinar-Besucher gar nicht die Berechtigung, etwas auf seinem Rechner zu installieren. Das darf nur die IT-Abteilung. So versucht man, Viren und Malware zu vermeiden.

Erst mal ausprobieren

Vor Ihrer ersten Veranstaltung empfehlen wir einen ausgiebigen Test des Systemes mit einem externen Benutzer, der nicht in Ihrem Netz angemeldet ist.

Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Präsentation ein zu üben. Wie viel Zeit benötigen Sie? An welcher Stelle legen Sie eine kurze Pause ein, z.B. um zu einer anderen Applikation zu wechseln? Versteht ein Zuhörer was Sie vermitteln wollen? Sprechen Sie deutlich, nicht zu schnell und nicht zu langsam? Wie empfindet es ein Test-Zuhörer, dessen Rückmeldung Sie ernst nehmen sollten?

Denn: Sie sprechen in einen „dunklen Raum“ hinein. Erwarten Sie nur wenig Rückmeldungen der Zuhörer bei Gruppenpräsentationen. Oft erfahren Sie gar nichts, außer vielleicht ein „Danke schön“ per Live-Chat.

Ihr erstes Webinar

Jetzt wird es ernst: Ihr erstes Webinar findet statt.

Sie haben sich etwa 10 Min vor Beginn als Moderator eingeloggt und alle Anwendungen, Dokumente, Videos usw. in mehreren Fenstern arrangiert. Nun schließen Sie bitte alle Anwendungen, die nichts mit Ihrer Präsentation zu tun haben und sorgen dafür, dass keine Pop-Up Fenster irgendwelcher Hintergrundanwendungen Ihren Vortrag stören können.

Erst jetzt starten Sie die Bildschirmübertragung. Am besten zeigen Sie einen Begrüßungstext und kündigen an, pünktlich zu starten. Sie beobachten jetzt, wie sich – hoffentlich – ein Teilnehmer nach dem anderen in das Webinar einloggt. Manche sind schon ganz früh dabei, die Mehrzahl loggt sich erst zum Termin ein.

Starten Sie pünktlich, auch wenn manche Teilnehmer mit ihrer Technik kämpfen. Schalten Sie Ihre Telefone während des Webinars stumm, weil Sie ansonsten Gefahr laufen, dass einzelne Teilnehmer bei Ihnen anrufen und Support erbitten, weil sie die Anleitung nicht gelesen haben und nicht wissen, wie sie ins Webinar kommen. Wenn Sie ein Webinar mit nur einem Teilnehmer veranstalten, können Sie schon eher Support geben.

Wer immer wieder Online-Events anbietet, sollte sich eine kabellose Hör-/Sprechgarnitur ordentlicher Qualität leisten und sie vorher ausgiebig testen.

Sie sind nun in der Online-Präsentation, etliche Personen hören und schauen zu. Sicherlich werden Sie bald Ihren persönlichen Stil entwickelt haben. Als wichtig hat sich erwiesen, die Zuhörer gut zu führen.

Zunächst erklären Sie kurz, wie lange das Webinar dauert, wie Sie während Ihres Vortragsteils Fragen entgegen nehmen (am besten über Chat) und schalten den Teilnehmern zunächst die Mikrofone ab. Ansonsten wird Ihr Vortrag durch Hintergrundgeräusche gestört. Darüber informieren Sie die Teilnehmer.

Ihren Vortrag halten Sie so kurz wie möglich und haben immer ein Auge auf das Chat-Fenster, um Fragen zu beantworten, die über Chat kommen.

Denken Sie beim Wechsel der Bildschirme daran, dass die Ansicht beim Zuschauer möglicherweise nicht so schnell wechselt, wie auf Ihrem Monitor. „Wildes herum Klicken“ führt dazu, dass Ihnen niemand mehr folgt.

Üben Sie diesen Punkt in der Vorbereitung ein: Wie gestalten Sie die Präsentation einigermaßen „ruhig“, damit man Ihnen gut folgen kann. Reicht die Schriftgröße aus, wenn jemand per Tablet zuschaut?

Wenn es gelingt, Ihren Vortragsteil auf 15 Min zu begrenzen, bleibt die Aufmerksamkeit der Zuhörer weitgehend erhalten. Auch hier liegt die Würze mal wieder in der Kürze – obwohl das oft recht schwierig ist.

Auch bei gut gemachten, interessanten Online-Events bleibt das Problem, dass Sie nicht sehr viel Rückmeldung oder Fragen bekommen. Sie bieten nach Ihrem Vortrag die Diskussion bzw. Fragemöglichkeit an – und oft bleibt Alles stumm. Wundern Sie sich also nicht. Bei Einzelpräsentationen ist das meist nicht so.

Deswegen lohnt es sich, die drei häufigsten Fragen vor zu stellen und darauf gleich eine Antwort zu geben. Erfahrungsgemäß bleibt dieser Teil vielen Teilnehmern im Gedächtnis.

Call-to-Action: Was war noch gleich das Ziel?

Wenn es in Ihrem Webinar um einen akademischen Vortrag geht, ist jetzt das Ziel erreicht. Wenn es darum geht, die Teilnehmer für ein Thema, ein Produkt etc. zu gewinnen, dann hat Ihr Event ein anderes Ziel.

Da Sie von allen Teilnehmern eine eMail-Adresse haben (und sicher einen Opt-In), versenden Sie nun eine eMail mit einem Dank für die Teilnahme und ein InfoCenter mit Informationen, die perfekt zum Thema passen.

Es empfiehlt sich, z.B. ein eBook im Webinar kurz zu zeigen, dann an zu kündigen, dass man es im Nachgang über das InfoCenter verschickt und dies dann sofort nach dem Webinar auch zu tun.

Das InfoCenter liefert Ihnen exakte Rückmeldung, welche Informationen sich jeder Teilnehmer abgeholt hat. Daraus leiten Sie ab, was aufgenommen wurde und was weniger spannend erscheint. Folgemailing richten Sie so aus, dass sie exakt den Interessenschwerpunkt Ihres Teilnehmers erreichen.

Sie sollten Action-Buttons auf dem InfoCenter anbieten, um aktive, gezielte Rückmeldungen von Teilnehmern zu erhalten. Beispiele dafür sind: „Ich habe weitere Fragen, bitte um Rückruf“ oder „Interesse an Ihrer Lösung, bitte um Anruf“, jeweils mit Vorschlag für einen Telefontermin.

Action-Buttons sind wertvoll, weil sie eindeutig zeigen, dass eine Person konkretes Interesse an etwas hat und von sich aus aktiv wird. Im Vertrieb bilden diese Reagierer die Vorstufe eines Lead.

Selbstverständlich gibt es – je nachdem, was Sie anzubieten haben – auch die Möglichkeit für einen Action-Button „aktuell kein Bedarf – halten Sie uns informiert“. Die Möglichkeiten sind fast endlos.

Erfolgskontrolle und Auswertung

Nachdem Sie einige Webinare durchgeführt und etwas praktische Erfahrung gewonnen haben, empfiehlt sich eine Auswertung. Dabei haben Sie die Chance auf interessante Erkenntnisse.

Zunächst sollten Sie das Verhältnis zwischen Anmeldung / Teilnahme ermitteln. Wenn 50% der angemeldeten Personen teilnehmen, liegen Sie gut. Arbeiten Sie immer wieder an den Einladungstexten und probieren alternative Formulierungen aus.

Sie werden bald feststellen, dass es immer wieder zu Mehrfachanmeldungen kommt. Wieso sollte die gleiche Person Ihr Webinar zwei Mal besuchen wollen? War Ihr Auftritt so großartig? Meist hat eine Person sich ins Webinar eingeloggt, wurde dann gestört und wollte es einmal in Ruhe komplett erleben. Das weist auf echtes Interesse hin.

Oder: Nach Ihrem Webinar wurde der Link weiter gegeben und eine andere Person hat teilgenommen.

Ganz spannend ist auch, wenn mehrere Personen aus dem gleichen Unternehmen nacheinander oder beim gleichen Termin mit dabei sind. Das sieht nach echtem Interesse aus – hier ist der Vertrieb gefordert!

Nicht meßbar – dennoch wichtig

Wer an einem gut gemachten Webinar teilnimmt und einen guten Eindruck vom Referenten und seinem Vortrag mitnimmt, der hat ein Stück Vertrauen gewonnen. Je nach Thema bietet sich nun an, ein Vertiefungs-Event an zu bieten. Vielleicht befragen Sie im InfoCenter Ihre Besucher, für welches vertiefende Thema Sie sich interessieren und bieten anschließend weiterführende Online-Events an.

In jedem Fall gewinnen Sie mit erf olgreichen Webinaren schrittweise das Vertrauen Ihrer Zielgruppe und schaffen so die Grundlage für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung.

Wir erleben immer wieder, dass Webinar-Besucher direkt nach dem Webinar von sich aus aktiv werden, anrufen und um einen Termin bitten. In diesen Fällen hat der Einsatz unmittelbar Früchte getragen.


B2B-Leadgewinnung mit XING

Immer wieder kommt die Frage: Wie gewinnt man B2B-Leads über soziale Medien, vor allem über XING, LinkedIN oder Twitter?

Mit dem DemandGenerator als Omnichannel-Tool ist das recht einfach.

Sie generieren sich einen Anonymus-Link auf eines Ihrer InfoCenter. Diesen Link posten Sie auf Ihrem bevorzugten Medium und geben einige Infos dazu, die Lust darauf machen, den Link zu klicken.

Ihre Besucher gelangen sofort, noch anonym, auf das InfoCenter. Dort sehen sie das InfoCenter ohne Einschränkungen und können z.B. auch das Video starten. Bis jetzt kennen Sie den Besucher nicht.

Wenn er aber ein eBook oder Dokument downloaden will, dann erst bittet DemandGenerator um die Angaben zu Geschlecht, Nachname und eMail-Adresse sowie den Opt-In. Jetzt haben Sie ein neues Lead generiert.

Damit ist beiden Seiten geholfen: Ihr Besucher sieht Ihre attraktive Infoseite und bekommt das gute Gefühl: „Hier bin ich bei Profis.“ Das geht noch anonym. Soll dann aber das interessante eBook geladen werden, muß die Opt-In Hürde genommen werden.

Glauben Sie mir: Das ist dann auch meist der Unterschied zwischen einer wirklich interessierten Person und einem Gelegenheitssurfer, der kein ernsthaftes Interesse hat.

DemandGenerator macht es Ihnen leicht, dieses Lead weiter zu pflegen. Mit dem bekannten Lead-Entwicklungsprozess bauen Sie den Kontakt schrittweise weiter auf, bis zur Kaufreife. Sie kennen den Ablauf.

Sie haben Lust, das gleich mal an zu schauen? Aber gerne: Hier ist der Link zu Ihrem Beispiel-InfoCenter: Link für meine Blog-Besucher

Nachdem Sie den Link angeklickt haben, werden Sie mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ begrüßt. Sie sind dem DemandGenerator noch nicht bekannt, daher diese Anrede. Das ist der anonyme Teil des InfoCenter.

Sobald Sie ein Dokument auswählen, fragt DemandGenerator nach Ihrem Geschlecht, Nachnamen und eMail-Adresse. Der Vorname wird nicht benötigt. Man kann an dieser Stelle ein Opt-In aktivieren (einfach oder double Opt-In). So wird aus dem anonymen Besucher ein identifiziertes Leads. Damit der Besucher mitspielt, bieten Sie attraktive Inhalte an. Dann nimmt er die Opt-In Hürde spielend.

Bis zum nächsten Blogbesuch,
Ihr
Michael Klein

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